Pengertian Microsoft Office dan Fungsinya

Microsoft Office merupakan nama program atau aplikasi yang memiliki banyak fungsi untuk kegiatan perkantoran. Microsoft Office dapat membantu mengolah data secara efektif, detail dan cepat. 

Daftar Isi

Mengenal Microsoft Office

Microsoft Office adalah paket perangkat lunak. Anda juga dapat menggunakan Microsoft Office untuk memproses, menyimpan, dan menggabungkan data dalam bentuk dokumen. Data dokumen meliputi huruf, gambar, dan angka yang dapat disimpan.

Istilah "Microsoft Office" mengacu pada program perangkat lunak yang melayani tujuan tertentu di bidang perkantoran. Microsoft Office ini dapat menyimpan informasi tentang detail program kantor secara ringkas dan terperinci.

Microsoft Office, selain dapat ditemukan di bidang perkantoran, juga dapat digunakan di lingkungan formal, seperti lembaga publik dan penyedia layanan, karena memungkinkan orang untuk memproses data dalam lingkungan secara cepat dan efektif.

Microsoft Office dirancang untuk membantu orang-orang dengan tugas sehari-hari mereka. Microsoft Office didirikan dan dikembangkan oleh perusahaan teknologi yaitu Microsoft. Bill Gates adalah CEO di perusahaan ini.

Microsoft mengembangkan perangkat lunak Microsoft Office agar memiliki banyak fungsi yang bisa digunakan. Microsoft Office kini memiliki banyak macam jenis produk yaitu :

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Power Point
• Microsoft Access
• Microsoft Visio
• Microsoft Outlook
• Microsoft InfoPath
• Microsoft Front Page
• Microsoft One Note

Sejarah Ms. Office

Bill Gates memperkenalkan Microsoft Office pada tahun 1988 di Comdex di Las Vegas, dan kit produk tersebut awalnya dikenal sebagai rangkaian perkantoran. Kemudian menjadi merek dagang dengan nama Microsoft Office.

Hingga saat ini Microsoft Office terus berkembang. Versi Microsoft Office ini dibedakan dengan pengenalan pembaruan, seperti Microsoft Office 2001, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 dan sekarang Microsoft Office 2019.

Microsoft Office adalah perangkat lunak terpenting di komputer karena memungkinkannya memproses, menyimpan, dan menyusun data secara efisien.

Jenis Microsoft Office dan Fungsinya

Ada banyak aplikasi di Microsoft Office yang menjalankan fungsi khusus. Bentuk Microsoft Office dan tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Microsoft Office Word

Microsoft Office ini digunakan untuk mengolah data berupa teks atau huruf, hal ini sesuai dengan namanya. Dan juga, media lain, seperti gambar dan animasi, dapat disisipkan ke dalam struktur data yang dibuat oleh Microsoft Office Word.

Office word ini berupa kertas HVS putih kosong, yang memudahkan pengumpulan data bagi pengguna.

Office word masih banyak digunakan di dunia formal, misalnya dalam pembuatan majalah, essay, kajian, skripsi, dan dokumen formal lainnya.

Di Office Word, Anda juga dapat menentukan lokasi paragraf dan batas kertas yang Anda pilih untuk digunakan. Anda tidak perlu memikirkan mesin yang menghasilkan data salah karena Anda akan dapat mengaturnya dengan baik.

Anda juga dapat menyesuaikan ukuran dan gaya font perangkat Anda. Anda juga bisa mewarnai huruf atau kata yang Anda pilih untuk dilukis.

Kemudian, jika Anda lebih suka daftar data yang lebih panjang, Anda dapat menggunakan tabel dan fitur penghitungan atau pengurutan yang akan muncul saat Anda mulai menomori data yang akan Anda tambahkan.

2. Microsoft Office Excel

Office Excel adalah perangkat lunak pengolah data yang sangat presisi. Komputer ini, sebaliknya, harus digunakan untuk memproses data teks dan numerik.

Pengumpulan data di bidang matematika merupakan fungsi dari Microsoft Office. Anda dapat menggunakan Office Excel untuk aritmatika karena persamaannya bergantung pada rumus yang diberikan.

Office Excel mengambil bentuk lembar yang telah ditetapkan tabelnya, memungkinkan Anda untuk mengelompokkan hasil dengan cepat.

Hal ini menunjukkan bahwa data berupa angka dapat diurutkan dan diakumulasikan dalam satu kolom.

Pelabelan data lebih disuka digunakan jika Anda ingin mengelola data dalam bentuk angka. Ini karena kenyamanan penggunaannya.

Anda juga tidak perlu khawatir tentang pengurutan data karena lembar Microsoft Excel dilengkapi dengan tabel yang membantu Anda menyusun dan memberi label data.

Penyiapan data di office excel juga biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan kewirausahaan.

office excel ini tidak hanya memproses jumlah kecil, tetapi juga dapat menghitung nilai nominal yang cukup tinggi tanpa kesalahan.

Ini karena Office Excel dibuat agar terlihat seperti kalkulator. Office Excel juga sangat membantu dalam sebuah organisasi untuk menangani pemasukan dan pengeluaran kas, serta mengumpulkan data anggota.

3. Microsoft Office Power Point

Office PowerPoint adalah satu-satunya program yang cocok untuk mendeskripsikan apa pun yang dapat direpresentasikan menggunakan media apa pun, seperti animasi, film, audio, dan bahkan gambar.

Pengguna dapat menggunakan Microsoft Office Power Point ini untuk menjelaskan konsep atau data yang ingin mereka bagikan.

Aplikasi ini memungkinkan Anda membuat lembar presentasi yang menarik. Presentasi berupa kumpulan halaman yang bisa ditautkan menggunakan hyperlink.

Jika Word dan Excel di kantor hanya menekankan pada teks, power point ini dapat digunakan untuk menyampaikan informasi. Presentasi pendidikan, presentasi misi, dan presentasi produk juga digunakan secara umum.

Selanjutnya juga terdapat fitur Microsoft PowerPoint yang dapat digunakan untuk membuat desain grafis.

Di Microsoft PowerPoint ini juga terdapat tabel dengan kombinasi dan gaya yang berbeda. Anda cukup memilih gaya tabel yang paling sesuai dengan preferensi Anda.

4. Microsoft Office Access

Microsoft Office Access adalah perangkat lunak perkantoran yang membantu Anda bekerja dengan database.

Ini memastikan data yang diproses oleh kantor dapat dihubungkan bersama dan database berfungsi untuk pengumpulan informasi yang berbeda. Orang-orang perusahaan sering kali menggunakan Microsoft Access.

Ini adalah cara yang sederhana. Langkah pertama adalah membuat database.

Kemudian, dengan detail yang ingin Anda akses, isi bagian yang kosong di folder tersebut. Setelah database diisi, Anda akan menambahkan satu bagian informasi ke yang lain.

Beberapa fitur Microsoft Access

Seperti yang dikatakan sebelumnya, perangkat lunak Microsoft Access memiliki beberapa fitur yang membantu kesuksesan seseorang dalam pemrosesan data. Dari sekian banyak tugas yang dapat dilakukan Microsoft Access, perangkat lunak ini jelas memiliki keunggulan dalam hal meningkatkan tingkat efisiensi seseorang. Selain menghemat waktu dan sumber daya saat memproses database, Microsoft Access akan membuat pekerjaan yang sebelumnya terkesan berat menjadi lebih mudah diselesaikan.

Keuntungan dan kelemahan

Manfaat perangkat lunak Microsoft Access mencakup kemudahan penggunaan, kepraktisan, dan keramahan pengguna. Meskipun demikian, layanan ini memiliki kelemahan yaitu mengharuskan pengguna untuk membayar jika mereka ingin menggunakan fungsionalitas Microsoft Access. Perangkat lunak ini biasanya digunakan dalam satu paket aplikasi Microsoft Office lainnya.

5. Microsoft Office Outlook

Microsoft Outlook, juga dikenal sebagai Microsoft Office Outlook, adalah perencana detail pribadi Microsoft yang merupakan bagian dari rangkaian Microsoft Office. Aplikasi ini memiliki fitur kalender, rencana harian, catatan, dan jurnal, meskipun paling sering digunakan untuk mengirim dan membaca email. Microsoft Outlook Express adalah versi kecil Outlook yang disertakan dengan browser web IE (Internet Explorer) dan tersedia gratis dari Microsoft. Di Windows Vista, Microsoft Outlook Express digantikan oleh layanan Windows Mail.

Microsoft Outlook dapat digunakan di sistem Windows apa pun, tidak hanya di laptop. Ambil contoh, aplikasi Outlook Mobile, yang membantu pengguna untuk bertukar data Outlook di ponsel cerdas mereka. Dalam hal fungsionalitas Add-on tambahan, ini memungkinkan Anda untuk menghubungkan Blackberry atau ponsel lain ke Outlook.

Keunggulan Microsoft Outlook

• Microsoft Outlook memiliki sejumlah manfaat, termasuk:
• Antarmuka pengguna (tampilan) sederhana dan elegan.
• Pengguna dapat menggunakan Skype untuk melakukan panggilan video.
• Memiliki opsi undo yang memungkinkan Anda untuk kembali ke perintah yang dijalankan sebelumnya.
• Email yang masuk dapat diurutkan ke dalam folder yang diinginkan.
• Mudah untuk ditambahkan ke media sosial (media sosial).
• Di SkyDrive, Anda dapat mengedit dokumen kantor secara langsung.
• Memiliki ukuran SkyDrive 7 GigaByte.

6. Microsoft Office InfoPath

Microsoft InfoPath (nama lengkap: Microsoft Office InfoPath) adalah perangkat lunak untuk membuat formulir entri data berbasis XML yang pertama kali dirilis sebagai bagian dari Sistem Microsoft Office 2003 dan sekarang disertakan dalam Sistem Microsoft Office 2007. InfoPath adalah kode bernama XDocs saat itu dibuat, dan itu mencakup fitur-fitur termasuk kemampuan untuk menghasilkan dan melihat dokumen XML dengan dukungan untuk skema XML yang ditentukan sendiri.

Microsoft XML Parser (MSXML) dan SOAP Toolkit dapat digunakan untuk menghubungkan aplikasi ini ke sistem eksternal melalui XML Web Services. Protokol infrastruktur web seperti SOAP, UDDI, dan WSDL juga dapat digunakan untuk menghubungkan antara jaringan back-end dan middle-tier.

Dukungan terhadap XML merupakan salah satu keunggulan infopath. Format xml adalah format berbagi data yang dapat digunakan di internet dan intranet. Dengan menggunakan infopath ini, Anda dapat memilih jenis bentuk yang akan kami buat berdasarkan kebutuhan Anda. Attendance Order, Invoice, Meeting Schedule, Resume, Service Request, Time Card, Sales Report, Travel Request, dan template lain yang disediakan oleh InfoPath dapat digunakan secara khusus untuk kebutuhan kita.

7. Microsoft Visio

Ms. Office juga menyediakan alat Ms. Visio bagi konsumen, yang biasanya digunakan untuk membuat diagram alur. Selain diagram alur, Visio juga berguna untuk menghasilkan berbagai jenis grafik, dan skema jaringan. Pada tahun 1989, Microsoft Office dirilis untuk pertama kalinya. Microsoft membuat program ini untuk membantu tugas-tugas kantor, seperti Microsoft Office Word, yang dirancang untuk membantu pemrosesan kata, Microsoft Office Excel, yang dirancang untuk membantu pemrosesan angka, di antara beberapa lainnya.

Versi pertama Visio dibuat oleh Visio Corporation, yang dibeli oleh Microsoft pada tahun 2000. Visio 2002, Visio 2003, dan Visio 2007 adalah versi terbaru yang menggunakan nama MicrosoftVisio. Antarmuka pengguna untuk Visio2007 Basic dan Technical serupa, tetapi seri Professional berisi model yang lebih beragam untuk pembuatan diagram dan tata letak yang lebih canggih. Selain itu, versi Professional memungkinkan pengguna untuk menautkan diagram mereka ke beberapa sumber data dan untuk memvisualisasikan detail menggunakan grafik.

Fitur Microsoft Visio

• AutoConnect - Fungsi ini menghubungkan bentuk baru ke bentuk saat ini pada halaman gambar dan menyesuaikan orientasinya secara otomatis.
• Tautan Data - Untuk membuat menyambungkan diagram Visio ke sumber data, menyambungkan sumber data ke formulir data, dan mengelola hubungan data yang dihasilkan lebih sederhana.
• Tema digunakan untuk mengubah tampilan diagram agar lebih menarik.
• Grafik Data - Data yang dapat digunakan untuk memvisualisasikan data dalam bentuk tertentu.

8. Microsoft Office Front Page

FronPage adalah editor situs web dan alat manajemen dari Microsoft. FrontPage dirancang untuk menyembunyikan kode html dari tampilan halaman web pengguna yang dia edit. Karena FrontPage didasarkan pada konsep WYSIWYG (What You See Is What You Get) atau kita akan melihat dengan tepat apa yang akan muncul di browser web saat kita mengedit halaman web di FrontPage.

Template Web Otomatis adalah fitur FrontPage yang terkenal. Template FrontPage menyediakan sistem navigasi otomatis, kemampuan untuk membuat tombol animasi untuk beberapa halaman yang diperkenalkan oleh pengguna FrontPage, dan kemampuan untuk mendesain halaman yang ingin Anda lihat di situs.

Keuntungan-keuntungan

• Mampu menampilkan struktur data dan situs web untuk mempermudah penjelajahan situs web.
• Editor gambar tingkat lanjut, serta fungsi untuk sumber daya dasar yang mudah diakses.
• Data yang disediakan oleh program Microsoft Office lainnya dapat ditampilkan.

Kekurangan

Buat tabel jika Anda tidak terbiasa dengan kode HTML. Tidak ada bilah alat atau tombol untuk membuat tabel di editor Blogspot. Halaman depan tidak dapat digunakan untuk menghapus skrip.

9. Microsof Office One Note

Microsoft OneNote adalah program Office seperti notepad yang memungkinkan Anda untuk menulis, membuat sketsa, menyisipkan objek, mencorat-coret, menampilkan tangkapan layar, membuat catatan, dan membagikannya dengan orang lain. Tidak seperti Microsoft Word, OneNote memungkinkan Anda menulis dan menempatkan apa pun yang Anda inginkan. Di OneNote, Anda memiliki kebebasan yang sama untuk menambahkan elemen catatan seperti yang Anda lakukan saat mencoret-coret di atas kertas.

Manfaat di One Note

• Integrasi Microsoft Office
• Sinkronisasi SkyDrive (Penyimpanan Cloud Microsoft)
• Bisa digunakan untuk memasukkan sesuatu, seperti buku harian.
• Mudah untuk dibagikan

Kelemahan One Note

kekurangan One Note adalah harganya mahal ($ 70). Ada versi gratis yang tersedia, tetapi hanya memiliki sedikit pilihan.

Anda akan Lebih mudah untuk bekerja dengan aplikasi yang ditawarkan oleh Microsoft Office. Selain harganya yang masuk akal, Microsoft Office adalah program berkualitas tinggi yang digunakan di banyak negara di seluruh dunia.

Nah sampai sini anda sudah tahu apa itu microsoft office dan fungsinya, Selanjutnya tinggal Anda pelajari salah satu jenis produk microsoft office. Anda bisa belajar dan mendapat pengetahuan tips dan trik seputar microsoft office di website ini secara gratis! Semoga ini bisa membantu pekerjaan anda.